Von iPad Stiften, Papier und Getting Things Done – oder wie ich Zeit spare

Nicht nur die Notiz-Apps wie NotesPlus, UPad, Penultimate und noch einige andere habe ich durch, auch die Eingabestifte stapeln sich in meinem Becher für Schreibutensilien. Es sind die mit den Schaumstoffspitzen und die Ausführungen mit Gummispitzen dabei. Modelle mit Schaumstoffspitze kann man eigentlich sofort zum Restmüll geben. Die Modelle mit der dicken Gummispitze wenig später, denn die Gummispitzen – oder eher „Gummiknubbel“ – nutzen sich schnell ab und gleiten dann nicht mehr richtig auf dem Display des iPads.Sollte ein Hersteller von iPad Stiften mitlesen, lasse ich mich gerne vom Gegenteil überzeugen. Durchgefallen sind bisher: Just Mobile Alu Pen, Ten1 Pogo Sketch Stylus und Griffin Stylus für iPad

Stift und iPad passen nicht zusammen

Überhaupt ist die Handhabung dieser Stifte mehr als unnatürlich. Es bedarf eines recht starken Drucks beim Schreiben, der Stift muss sehr steil gehalten werden und viele Apps haben keinen Bereich der als Handauflage dienen kann – oder dieser Bereich liegt im unteren Bildschirmbereich, wo er zumindest mir nichts nützt.

Egal welche Handschriften-App, meine Schrift sieht immer sehr krakelig aus, als ob ich gerade erst zu schreiben gelernt hätte. Es ergibt sich kein echter Schreibfluss – eine strukturierte Aufzeichnung ist ohnehin kaum möglich. Apps wie UPad sind zudem so träge, dass alleine die Anwendung schon alles verlangsamt.

Notizen per Tastatur eingeben

Eine andere Möglichkeit wäre natürlich, Notizen mit der iPad Tastatur oder einer externen Bluetooth Tastatur einzugeben. Das geht mit der virtuellen Tastatur flott und mit einer externen Tastatur wie der GeneralKeys Minitastatur von Pearl sogar noch schneller. Mit 29,95€ ist sie nicht teurer als so mancher Eingabestift.

Für die Eingabe von längeren Texten wie eines solchen Blogeintrags ist das sehr komfortabel. Bei Besprechungen ist das Getippe eher störend und eine handschriftliche Notiz läuft einfach so nebenbei mit.

Zurück auf Start: Stift, Papier und … Evernote

Auch die schicken Moleskin Notizbücher habe ich verworfen. Entweder vergesse ich das Büchlein, was mir bei meinem Smartphone nahezu nie passiert, oder es eignet sich nicht für größere Skizzen oder Diagramme.

Meine Odyssee nach der besten Methode, alles Handschriftliche an einem Ort zu sammeln, endete letztendlich wieder bei Stift und Papier. Und zwar irgendeinem Stift und irgendeinem Stück Papier.

Ich schreibe mit meiner recht ansehnlichen und schnellen Handschrift mit, mache meine Kommentare auf Ausdrucke, skizziere Ideen, und dann? Smartphone raus und abfotografiert! Geht blitzschnell und alles ist festgehalten. Nichts einscannen. Nichts erst konvertieren. Keine krakelige Erstklässlerschrift mit Apps, die mich nur aufhalten. Ich kann auch schnell einmal eine Idee oder Aufgabe im Auto diktieren (das Smartphone ist dabei natürlich immer schön in der Freisprechhalterung). Evernote versteht sich mittlerweile sogar auf die Spracherkennung und wandelt meine Diktate in Text um. Eine Texterkennung in abfotografierten Dokumenten und sogar bei Druckschrift-ähnlicher Handschrift ist ohnehin schon länger möglich und wird automatisch durchgeführt.

Um solche abfotografierten Notizen zu sammeln und weiterverarbeiten zu können, nutze ich Evernote. Die Kombination aus einem Schmierzettel, der Rückseite eines alten Ausdrucks, eines Post-Its und Evernote ist für mich ideal und beschleunigt nahezu alle meine Tätigkeiten. Zudem ist es für nahezu alle Geräte und Plattformen verfügbar und kann in der Pro-Version Notizen auch offline verfügbar machen.

Dabei laufen alle neuen Notizen – egal ob abfotografiertes Schriftstück, ein Rezept, ein interessantes Produkt, ein ausgedruckter Vertrag, ein Bookmark, ein Screenshot oder ganze Internetseiten erst einmal in meine !Inbox. Ein- oder zweimal am Tag (je nach Arbeitsaufkommen) sehe ich dann meine !Inbox durch, kategorisiere die Notizen mit Tags und schiebe sie in das passende Notizbuch in Evernote. Damit kann man übrigens auch sehr einfach das „GTD“ (Getting Things Done) Prinzip realisieren.

Ein paar Worte zur Selbstorganisation und Getting Things Done

Das Prinzip von „Getting Things Done“ ist wirklich sehr hilfreich. Man hat nur einen oder maximal zwei Orte, an denen sämtliche Informationen und Aufgaben zusammenfließen. Das kann einmal eine Ablagebox sein, in die der ganze Papierkram kommt und, wie in meinem Fall, Evernote für alles andere.

Alle wichtigen Mails aus meinem Gmail Posteingang werden an die Evernote-Mailadresse weitergeleitet und befinden sich somit auch in meiner Evernote !Inbox. Von hier aus wird in Aufgaben, spätere Aufgaben, Ideen, HowTo’s etc. aufgeteilt.

Für jeden Tag gibt es eine Liste mit Aufgaben, die ich auch in Evernote führe. Keine Aufgabe wird dabei wieder zurück in die !Inbox gelegt. Sie wird entweder sofort erledigt, wenn sie nicht mehr als 2 Minuten Zeit benötigt, oder sie kommt aus gutem Grund in eine andere Kategorie, z B. „Wiedervorlage„. Ein- oder zweimal pro Tag werden diese Listen und Fächer überprüft und die Aufgaben für den nächsten Tag festgelegt. Einmal pro Woche schaut man auf die vergangene Woche zurück, überprüft wo man gerade steht und legt längerfristige Ziele fest.

Ich persönlich setze aber auf die etwas praxisnähere GTD-Variante von Leo Babauta, die sich Zen To Done (ZTD) nennt. Hier wird weniger Zeit auf die Organisation der Aufgaben verwendet, die man dann mehr für die Erledigung der Aufgaben zur Verfügung hat.

Es erfordert zwar schon einiges an Disziplin, das GTD bzw. ZTD Prinzip anfänglich durchzuhalten. Es ist aber ebenso befreiend und spart unheimlich viel Zeit. Da sich alles an einem Ort befindet, spart man sich schon jede Menge Zeit, die man sonst mit unnötiger Suche vertan hätte.

Versicherungsscheinnummer der KFZ-Versicherung, weil man den Vertrag wechseln möchte? Eine kurze Suche in Evernote holt den abfotografierten Vertrag hervor! Die Telefonnummer des PR-Ansprechpartners, die man schnell auf einem Post-It notiert hat? Ist als Foto unter „Kontakte“ in Evernote abgelegt und die Handschrifterkennung hat sogar den Namen erkannt!

Keine unzähligen Anwendungen wie Wunderlist, Remember The Milk, Bookmark-Listen, SpringPadIt usw. Es genügen die Standards wie E-Mail Postfach, Kalender und eben etwas wie Evernote um alles im Griff zu haben.

Ausblick

Selbst wenn ein New New iPad – oder wie das Ding dann auch heißen mag – auch zur echten Stifteingabe fähig wäre, wüsste ich nicht, ob ich von dem hier beschriebenen Prinzip abweichen würde. Ein Stift und ein Stück Papier ist noch immer die intuitivste und einfachste Art, Gedanken, Telefonnummern oder die nächste Weltidee festzuhalten. In Kombination mit Smartphone und Evernote (oder was sonst für dich funktioniert), wird es zum mächtigen Werkzeug und einer Maschine, die dir viel Zeit und Stress spart.

Wie auch du mit dieser Methode Zeit sparen kannst, die du dann für wichtigere oder schönere Dinge zur Verfügung hast, werde ich dir in weiteren Beiträgen zeigen. Am besten du abonnierst gleich meinen RSS-Feed, damit du nichts verpasst! Außerdem findest du mich auch bei Google+