Von Evernote zu Microsoft OneNote – Erfahrungen, Tipps und Wünsche

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Nicht nur als Blogger ist es wichtig, dass man seine ganzen Infos, Recherchen, Bookmarks, Ideen usw. zentral sammelt. Auch beruflich setze ich seit vielen Jahren auf elektronische Notizbücher. Bislang war Evernote die Lösung meiner Wahl. Die Preispolitik, unbedachte Äußerungen bezüglich des Datenschutzes und nicht zuletzt die immer seltsamere Benutzeroberfläche haben mich einen Blick auf Microsoft OneNote werfen lassen. Und ich bin geblieben – ich verfasse sogar diesen Blogbeitrag gerade in OneNote.

Microsoft OneNote und Evernote – die Notizbuch-Pioniere

OneNote ist nun wirklich keine neue Anwendung in Microsofts riesigem Produktportfolio. Die erste Version von OneNote erschien Ende 2003. Gerade war Office 2003 erschienen und bei Microsoft überlegte man sich, wie man mit Inhalten umgeht, die noch kein Office-Dokument sind, also Ideen, Textschnipseln, Screenshots etc. OneNote sollte Microsofts Lösung dafür sein.

Wer nun meint, dass es bei derartigen Anwendungen nur um ein paar Notizen geht, hat den Funktionsumfang dieser Programme noch nicht erkannt, denn gerade die weniger bekannten Funktionen machen den großen Nutzen aus. Dazu aber später mehr.

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Die wohl bekannteste Notizbuchanwendung Evernote erschien erstmalig 2008 und ich war tatsächlich seit dem 8. April 2008 Nutzer dieser Software und damit waren es jetzt genau 9 Jahre Erfahrung, die ich damit sammeln konnte. Mit Evernote wurden Notizanwendungen erst richtig interessant, weil man sie über mehrere Rechner online aktuell halten konnte. Mit dem Aufkommen der Smartphones ergaben sich weitere ungeahnte Möglichkeiten. Zuvor hatte ich eine Anwendung namens „Cuecards“ im Einsatz, die ich per FTP und USB-Stick aktuell hielt.

Einer meiner alten Evernote-Screenshots

Lange war OneNote eine wenig beachtete Anwendung, die aber die meisten MS Office-Nutzer standardmäßig auf ihren Rechnern hatten. So richtig Aufschwung bekam OneNote mit den Lumia-Smartphones und einem geschickten Schachzug Microsofts, denn ab Anfang 2014 wurde OneNote für alle durch ein Freemium-Modell kostenlos freigegeben. Die Synchronisierung erfolgte ab da über Microsofts eigenen „Dropbox-Service“ OneDrive. Funktionen wie eine enge Integration in MS Office war weiterhin nur Office 365 Anwendern vorbehalten.

Außerdem ist OneNote auch für den Mac, Android und iOS verfügbar, und natürlich gibt es davon auch eine Web-Version für den Zugriff mit dem Browser.

Warum ich von Evernote zu Microsoft OneNote gewechselt bin

In den letzten Monaten ärgerte ich mich immer wieder über Evernote. Auf der einen Seite gefiel mir das neue Design überhaupt nicht mehr. Auf der anderen Seite war die Begrenzung auf zwei Geräte für die kostenlose Mitgliedschaft für viele ein Grund, sich nach Alternativen umzusehen. Ich hatte schon immer ein Plus-Abo, aber auch das war verhältnismäßig teuer, und für wichtige Funktionen wie Visitenkartenscanner oder Notizverlauf benötigt man das noch einmal doppelt so teure Evernote Premium.

Der entscheidende Punkt war aber Ende 2016 die Ankündigung, dass Evernote-Mitarbeiter erlaubt werden soll, in den Notizen der Abonnenten herumzuschnüffeln. Nach einer Welle der Entrüstung ruderte Evernote dann zwar schnell zurück, ein fader Beigeschmack blieb.

Die Preispolitik, die immer seltsamere Benutzeroberfläche und ebendiese Datenschutzbedenken ließen mich wieder einen genaueren Blick auf OneNote werfen. Ich hatte zwar immer wieder einmal einen Anlauf gewagt, aber der Leidensdruck war nicht groß genug, und die Daten zu migrieren, ist ja auch kein Pappenstiel. Bis jetzt …

Da ich für unsere Hausplanung den vollen Funktionsumfang und die Kompatibilität von Microsoft Office benötigte, kaufte ich vor einiger Zeit wieder eine Office 365 Home Lizenz. Für den Preis eines Evernote Premium Abos erhält man das komplette Office-Paket für 5 Benutzer, pro Nutzer 1 TB (!!) Speicherplatz (Dropbox verlangt für 2TB gleich 10 Euro pro Monat) auf OneDrive und natürlich OneNote. Dieses Abo bekommt man immer wieder einmal vergünstigt. So habe ich nur knapp 60 Euro für eine Jahreslizenz gezahlt. Dazu gibt es auch noch die Word-, Excel- und PowerPoint-Apps für iOS und Android sowie den Zugriff auf die Online-Variante der Office Programme.

Microsoft Office 365 Home Lizenz für 5 Benutzer

Da Microsoft einen Service zum Wechsel von Evernote zu OneNote bereitstellt, war der Umzug in kürzester Zeit erledigt und alle Notizen waren bei OneNote. Zwar muss man die Notizbücher etwas nacharbeiten, weil OneNote eine etwas andere Philosophie als Evernote hat, aber das war gleichzeitig eine gute Gelegenheit, den Unrat aus 9 Jahren Evernote-Nutzung auszumisten.

OneNote vs. Evernote – Gemeinsamkeiten und Unterschiede

Tatsächlich ist der Funktionsumfang von OneNote erstaunlich. Hat man erst einmal die grundsätzliche Struktur von OneNote im Vergleich zu Evernote begriffen, fühlt sie sich sehr viel logischer und übersichtlicher an.

Ein Notizbuch hat in beiden Anwendungen die gleiche Funktion. Wie man diese nutzt, hängt von den persönlichen Anforderungen ab. Ich habe jeweils ein Notizbuch für z. B. mein Blog, ein „Markus“ Notizbuch, Arbeit, Bedienungsanleitungen, Rezepte, Rechnungen etc.

Mein „Blog“ Notizbuch für nachbelichtet mit Abschnitten (Tabs) und Seiten

Darin befinden sich sog.“Abschnitte“ (engl. Sections). Das sind horizontale Tabs, die man als Kategorien bezeichnen könnte.

Eigentlich muss man sagen, dass Evernote nur EIN Notizbuch hat, nämlich Evernote selbst. Evernotes Notizbücher sind eher wie die Abschnitte in OneNote zu sehen. Und die Notizen von Evernote nennen sich in OneNote „Seiten“ (engl. Pages). OneNote hat somit eine Ebene mehr zur Verwaltung der Inhalte. Evernote setzt zusätzlich stark auf Tags, also kleine Kategoriebezeichnungen wie „wichtig“, „rezept“, „idee“, „erledigen“ etc. Auch diese gibt es in OneNote. Hier nennen sie sich „Kategorien“.

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