Von Evernote zu Microsoft OneNote – Erfahrungen, Tipps und Wünsche

Nicht nur als Blogger ist es wichtig, dass man seine ganzen Infos, Recherchen, Bookmarks, Ideen usw. zentral sammelt. Auch beruflich setze ich seit vielen Jahren auf elektronische Notizbücher. Bislang war Evernote die Lösung meiner Wahl. Die Preispolitik, unbedachte Äußerungen bezüglich des Datenschutzes und nicht zuletzt die immer seltsamere Benutzeroberfläche haben mich einen Blick auf Microsoft OneNote werfen lassen. Und ich bin geblieben - ich verfasse sogar diesen Blogbeitrag gerade in OneNote.
Bitte beachte: Dieser Beitrag ist mehr als 3 Jahre alt. Manche Links, Preise, Produkte und Aussagen sind vielleicht nicht mehr aktuell!

Wenn man sich das bildlich vorstellen will, ist das Notizbuch der Karteikasten. Darin hängen die Register, was in OneNote die Abschnitte sind, und in den Abschnitten befinden sich dann die Seiten, die bei OneNote auch ebenso heißen. Jede Seite kann nun Text, Bilder, Links, Dateien und Dokumente enthalten. Aber auch Tabellen, Audio- und sogar Videoaufzeichnungen, die man auch direkt aus OneNote heraus erstellen kann. Es geht aber noch viel mehr und damit vergisst man Evernote ganz schnell.

OneNote ist wohl Microsofts unterschätzte Anwendung

Aus den Audioaufnahmen kann OneNote den gesprochenen Text erkennen und in Text konvertieren. Knaller – und es funktioniert tadellos. Aus Bildern und Screenshots wird per OCR ebenfalls der Text extrahiert. Auch lässt sich Text aus Bildern kopieren. Jeder Eintrag einer Seite kann gleichzeitig auch als Aufgabe deklariert  und aus diesen Aufgaben können dann wiederum Outlook-Aufgaben erzeugt werden. Man kann Online-Videos in Seiten einfügen, Anmerkungen zu PDFs hinzufügen, Flowcharts erstellen und mathematische Formeln erzeugen.

Nicht zuletzt dem Erfolg von Microsofts Surface-Tablets ist es geschuldet, dass man mit OneNote auch zeichnen kann. Es erkennt darauf auch handschriftliche Notizen als Text und wandelt handschriftlich eingegebene mathematische Ausdrücke in Text um.

OneNote auf einem Microsoft Surface Tablet

Zudem lässt sich auch mal schnell etwas ausrechnen, denn ein Ausdruck wie 154,6/22= irgendwo auf einer OnePage Seite wird nach dem Drücken der Leertaste sofort ausgerechnet und angezeigt. Tabellen sind ebenso einfach erstellt und lassen sich innerhalb von OneNote in eingebettete Excel-Tabellen umwandeln. Änderungen an Seiten werden automatisch versioniert. Entwürfe in OneNote können an Word gesendet werden, was daraus ein entsprechendes Dokument generiert.

Erfassen von Notizen in OneNote

Mit der Windows-Taste+N kann man Schnellnotizen erstellen – egal in welcher Anwendung man sich gerade befindet. Also kein Suchen nach einem Notizzettel etc. mehr und diese Notizen werden auch automatisch gespeichert.

Mit Windows+Shift+S erstellt man einen Screenshot – ganz ohne Microsoft Snipping-Tool oder andere Screenshot-Anwendungen. Diese Screenshots können dann in OneNote mit Anmerkungen, Pfeilen und Markierungen versehen werden. Wie bereits erwähnt, wird deren Inhalt auch sofort erkannt und als Text bereitgestellt.

Für alle gängigen Browser gibt es den OneNote Web Clipper als Erweiterung. Damit können ganze Webseiten inkl. Layout, nur deren Inhalt, ein bestimmter Ausschnitt oder nur die URL erfasst und in einem Notizbuch abgelegt werden. Das war auch schon unter Evernote eine meiner wichtigsten Funktionen und besser als jede Bookmark-Sammlung. Zukünftig werde ich damit auch den Bookmark-Dienst Pocket ersetzen.

Der OneNote Webclipper in Chrome mit Textmarker-Funktion

Selbstverständlich kann man Bilder, Dateien und Texte auch einfach per Kopieren und Einfügen übernehmen.

Über den virtuellen OneNote Drucker lassen sich aus jeder Anwendung, die drucken kann, Inhalte an OneNote übergeben – auch wieder mit vollständiger und durchsuchbarer Texterkennung.

Wenn man im OneNote Konto seine E-Mail-Adresse(n) autorisiert, kann man auch eine E-Mail an [email protected] senden und diese wird dann als Notiz im Standardnotizbuch angelegt. Hängt man an den Betreff noch @Notizbuchname Abschnitt an, wird die E-Mail auch an der angegebenen Stelle abgelegt. Dazu später mehr.

Papierlos mit Office Lens und Dokumentenscanner

Mit Office Lens (iOS und Android) gibt es eine kostenlose App, die OneNote um eine Scan-Funktion erweitert. Damit können Dokumente, Whiteboards und auch Visitenkarten mit dem Smartphone oder Tablet gescannt und zu OneNote übertragen werden. Auch die Umwandlung in PDF-, Word- und PowerPoint-Dokumente ist möglich. Das ist der erste Schritt zum papierlosen Büro.

Leider hat man in der Version OneNote 2016 die Scanfunktion abgeschafft, die in OneNote 2013 noch vorhanden war. Grund hierfür war laut Microsoft, dass sie nicht so gut funktioniert hat, wie man sich das gewünscht hätte. Ich habe das Problem mit einem Brother ADS-1100W gelöst und kann nun ebenso komfortabel, wie vorher mit meinem Multifunktionsdrucker und Evernote scannen. Die Details dazu könnt ihr in meinem nächsten Beitrag zum Scannen mit OneNote nachlesen.

Der Brother ADS-1100W Dokumentenscanner mit WiFi und Einzug für 20 Blatt

Der Brother ADS-1100W hat übrigens einen automatischen Einzug für bis zu 20 Seiten, die er alle in Farbe und beidseitig in 1 1/2 Minuten erfasst. Kein Suchen mehr nach Rechnungen bei Garantiefällen. Immer alle Versicherungsverträge etc. sofort verfügbar. Alle gescannten Seiten kommen einfach in einen Karton mit Datum „von – bis“ wegen der Aufbewahrungspflicht.

Wünsche und Probleme

Natürlich ist auch OneNote nicht perfekt. Beim Öffnen von Notizbüchern stürzt die Desktopversion für Windows ab und zu mal ab. Auch ist die Synchronisierung manchmal etwas seltsam, funktioniert letztendlich aber immer. Neben der Version OneNote 2016 für Windows, gibt es auch noch die Universal-App Version für Windows 10. Diese wurde wohl von Grund auf neu programmiert, verfügt aber bislang noch nicht über den Funktionsumfang der 2016er Version. Auch die Mac-Version von OneNote bringt nicht alle Funktionen mit.

Was ich mir an Funktionen wünschen würde, wäre so etwas wie die Import-Ordner von Evernote, damit man nicht eine externe Anwendung bemühen muss. Auch die Anbindung von Scannern wäre meiner Ansicht nach wichtig, denn OneNote ist für mich vor allem auch eine Lösung, um vom Papierwust wegzukommen. Und wenn wir gerade dabei sind: Das Tagging von Seiten könnte etwas mehr in den Fokus rücken.

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15 Kommentare

  1. Wenn da nicht die aktuellen und hässlichen Gerüchte gäbe, dass M$ das ach so unterschätzte OneNote fallen zu lassen… 😮

    Ich bin seit Jahren OneNote User und das hat so viele gute Dinge! Ich verwalte gerade ein komplettes Projekt darin und es ist so genial einfach ein neues Meeting Protokoll zu öffnen und direkt und strukturiert die Meeting Notizen zu erfassen anstelle mit zug-tausend-Word-Meeting-Notizen auf dem Server sich zu ärgern… 😉

    Trotzdem habe ich (noch) Evernote, unter anderem da der WebClipper von OneNote bei mir nicht perfekt funktioniert (???) und ich in der Firma kein OneDrive auf meinem Rechner installieren kann. Ja ja, da gibt es auch OneNote Online etc. Ich müsste mir nur mal den Ruck geben!

  2. Ein interessanter Artikel, der mich in Versuchung führt, mich mal wieder mehr mit OneNote zu beschäftigen. Allerdings bin ich kein Freund davon, meine Dokumente in einer proprietären Software unterzubringen, nachdem ich damit schon einmal schlechte Erfahrungen gemacht habe (ELO). Ich scanne alles ein und speichere es als PDF auf externen Festplatten. Damit habe ich die Hoffnung, auch noch daran zu kommen, wenn es mal OneNote (oder Evernote oder Elo oder…) nicht mehr gibt.
    Der Nachteil meiner Lösung ist, dass ich nicht von überall darauf zugreifen kann. Die Vielfalt von OneNote mit Videos, Audio-Clips, Web-Seiten, usw. ist natürlich – wenn es nicht um reine Archivierung geht – schon beeindruckend. Insofern würde ich unterscheiden wollen nach „Ablage“ und „verfügbare Notizen/Infos“.

    • Ich sehe es so: OneNote ist seit 14 Jahren auf dem Markt und wird von einem doch, sagen wir mal – recht bekannten Unternehmen angeboten. Die Wahrscheinlichkeit, dass das bald verschwinden wird oder dass keine Möglichkeit angeboten werden würde die Daten zu sichern, ist ziemlich gering. Zudem würden gerade dann Anbieter wie Evernote etc. Wechselangebote anbieten. Die aktuelle OneNote Anwendung erlaubt ja auch jederzeit den Export der Inhalte als Word-Dokument, HTML oder PDF.

  3. Ich bin den Schritt von Evernote zu OneNote im August 2016 gegangen, als Evernote sein Lizenzmodel wiedermal angepasst hat. Zumal die weitergehende Verschmelzung mit Google mir auch Bedenken zum Thema „Meine Daten gehören nur mir“ gebracht haben. Betrachtet man letzteren Aspekt, wählt man hier aber zwischen Teufel und Belzebub – Onenote speichert die Notizbücher ja standardmäßig in der OneDrive Cloud. Dies ist auch zwingend vorgeschrieben um die Daten zwischen Geräten austauschen zu können. Hier wäre es genial, wenn man die zu nutzende Cloud selbst wählen könnte. Aber dann lohnt sich das ja sicher für Evernote, Google, Microsoft und Co. nicht mehr.
    Aber zurück zum Ausgangspunkt: Ja, ich bin auch umgestiegen und habe mich jetzt nach knapp einem dreiviertel Jahr an OneNote gewöhnt. Alles was ich mache und brauche kann es und ich finde mit den Volltextindex auch (fast) alles wieder. Einiges war mit Evernote schöner und einfacher, aber der Mensch ist halt ein Gewohnheitstier. Nur der Smartphone-App von Evernote trauere ich bissel nach, da kommt OneNote derzeit nicht ran.

  4. Ich nutzte zwar auch seit einigen Jahren OneNote, alles finde ich aber auch nicht gut. Gerade das hier angesprochene Thema PDF. Will ich es durchsuchbar haben, muss ich es als Ausdruck einfügen. Wenn das PDF dann recht viele Seiten hat, habe ich dann entweder eine Notiz zum endlosen scrollen oder ganze viele Notizen mit einer Seite. Warum nicht einfach die PDF Datei durchsuchbar machen und dann im externen Programm öffnen?

  5. Sorry, falls ich jemandem unrecht tue – aber das hört sich in meinen Ohren wie bezahlte Werbung an.

    • Dann passt da was mit deinen Ohren nicht 🙂 Werbung ist bei mir klar gekennzeichnet und man darf doch von etwas begeistert sein, das man täglich nutzt?

  6. ich habe Evernote immer nur als Auffanglager für Dokumente und Urkunden benutzt. Einscannen und Evernote macht alles durchsuchbar.
    Als ich OneNote vor genau einem Jahr probiert habe, gab es genau dieses OCR nicht, was mich schon in der Eingewöhnungsphase davon abgehalten hat, es zu nutzen.
    Nach diesem Artikel habe ich es sofort auf meinem iPad installiert, um zu sehen, ob sich das nun wirklich geändert hat. Nope. Die zwei Bilder voller Text, die ich dort damals abgelegt habe, lassen sich noch immer nicht durchsuchen. Wo zum Henker ist denn das OCR?
    Suche ich nach einem Wort, das dort in einem der Bilder vorkommt, spuckt OneOne noch immer keine Treffer aus…

    • Bei mir funktioniert das tadellos. Hat es die Notizen mit den Bildern auch mit dem Server synchronisiert? Die OCR erfolgt ja bei OneNote wie auch bei Evernote auf deren Servern.

      • Tatsächlich, es funktioniert. Nachdem ich es zusätzlich auf dem Mac installiert und die unglaublich lange Synchronisierung (für zwei Bilder) abgewartet habe, konnte ich tatsächlich nach Wortvorkommen in Dokumenten suchen.
        Damit wäre eine große Hürde überwunden.

        Die zweite Hürde ist dieses „Interface“ 😉
        Da hat es Microsoft nicht so mit leichter Bedienung.
        Ich als Neuling in diesem Programm komme nicht damit klar, dass ich zehn PDF-Dokumente per Drag&Drop in eine Seite werfe und sie erstmal nur als Anhang dargestellt werden. Ich muss dann jedes einzelne PDF anwählen und aus dem Kontextmenü „Als Ausdruck einfügen“ wählen. Das kann ja heiter werden bei mehreren hundert Dokumenten.
        Ok, vergiss Drag&Drop – denke ich mir – es gibt doch dieses Symbol oben in der Menüleiste „PDF-Ausdruck“. Klick…Mist, in dem Dialog kann ich nur einzelne Dateien wählen. Ob das an der Mac-Version liegt, kann ich nicht sagen. Hab gerade keine Lust, OneNote unter Windows in meiner virtuellen Maschine zu installieren.
        Als Neuling versteht man den Unterschied zwischen Abschnitten und Seiten recht schnell. Aber habe ich einen Abschnitt „Arbeit“ und erstelle dort zehn Seiten, kann ich diese Seiten zum Beispiel nicht nach Datum sortieren. Oder nach irgendeinem anderen Kriterium.
        Es ist zudem extrem verwirrend, dass ich dort schreiben oder etwas einfügen kann, wo mein Mauspfeil gerade gelandet ist. Dadurch entsteht ein Chaos von Schnipseln, den man nicht per Klick in eine vernünftige Struktur bekommt.
        Ich bin mir sicher, dass das Potenzial von OneNote groß ist, aber ich finde, Microsoft macht es Einsteigern extrem schwer, sich darin zurecht zu finden.

        • Als Windows-Anwender würde dir die Erweiterung OneTastic weiterhelfen. Damit kann man sortieren etc. Tatsächlich werde ich mein Macbook nicht mehr erneuern, sondern auf eine Surface Pro umsteigen (Windows ist ohnehin meine Hauptplattform).

  7. Ich finde OneNote immer noch eine der gräßlichsten und unergonomischten Software, die je auf die Menschheit losgelassen wurde.
    Wie kann ich – wie in Evernote – sauber gescannte PDFs (bitte mit Volltextsuche!) so ablegen, wie ich s von Evernote gewohnt bin? Trotz mehrfacher Versuche, eine entsprechend saubere Struktur mit OneNote abzubilden, ist mir das bis heute nicht gelungen.

    Es mag sein, dass OneNote zum „Notieren“ ganz nett ist — Evernote kann allerdings als ausgewachsenes Dokumentenmanagement genutzt werden, in dem ich Rechnungen, Belege usw. auch nach Jahren noch wiederfinde.

    • Und mit Evernote geht das ebenso gut. Ich finde Evernotes Design-Anpassungen furchtbar und auch die Struktur von ON besser. Volltextsuche in PDFs ist doch kein Problem? Zum Glück kann sich ja jeder das Tool heraussuchen, das am besten zu einem passt.

      • Volltextsuche geht nur, wenn man das PDF „auflöst“, also „als Anhang einfügt“. Dann habe ich aber kein plattformunabhängiges PDF mehr. Siehe auch der übernächste Artikel, wie man vom Scanner an OneNote sendet.

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