Nicht nur als Blogger ist es wichtig, dass man seine ganzen Infos, Recherchen, Bookmarks, Ideen usw. zentral sammelt. Auch beruflich setze ich seit vielen Jahren auf elektronische Notizbücher. Bislang war Evernote die Lösung meiner Wahl. Die Preispolitik, unbedachte Äußerungen bezüglich des Datenschutzes und nicht zuletzt die immer seltsamere Benutzeroberfläche haben mich einen Blick auf Microsoft OneNote werfen lassen. Und ich bin geblieben – ich verfasse sogar diesen Blogbeitrag gerade in OneNote.

Microsoft OneNote und Evernote – die Notizbuch-Pioniere

OneNote ist nun wirklich keine neue Anwendung in Microsofts riesigem Produktportfolio. Die erste Version von OneNote erschien Ende 2003. Gerade war Office 2003 erschienen und bei Microsoft überlegte man sich, wie man mit Inhalten umgeht, die noch kein Office-Dokument sind, also Ideen, Textschnipseln, Screenshots etc. OneNote sollte Microsofts Lösung dafür sein.

Wer nun meint, dass es bei derartigen Anwendungen nur um ein paar Notizen geht, hat den Funktionsumfang dieser Programme noch nicht erkannt, denn gerade die weniger bekannten Funktionen machen den großen Nutzen aus. Dazu aber später mehr.

Die wohl bekannteste Notizbuchanwendung Evernote erschien erstmalig 2008, und ich war tatsächlich seit dem 8. April 2008 Nutzer dieser Software und damit waren es jetzt genau 9 Jahre Erfahrung, die ich damit sammeln konnte. Mit Evernote wurden Notizanwendungen erst richtig interessant, weil man sie über mehrere Rechner online aktuell halten konnte. Mit dem Aufkommen der Smartphones ergaben sich weitere ungeahnte Möglichkeiten. Zuvor hatte ich eine Anwendung Namens „Cuecards“ im Einsatz, die ich per FTP und USB-Stick aktuell hielt.

Einer meiner alten Evernote-Screenshots

Lange war OneNote eine wenig beachtete Anwendung, die aber die meisten MS Office-Nutzer standardmäßig auf ihren Rechnern hatten. So richtig Aufschwung bekam OneNote mit den Lumia-Smartphones und einem geschickten Schachzug Microsofts, denn ab Anfang 2014 wurde OneNote für alle durch ein Freemium-Modell kostenlos freigegeben. Die Synchronisierung erfolgte ab da über Microsofts eigenen „Dropbox-Service“ OneDrive. Einzig Funktionen wie eine enge Integration in MS Office war weiterhin nur Office 365 Anwendern vorbehalten.

Außerdem ist OneNote auch für den Mac, Android und iOS verfügbar, und natürlich gibt es davon auch eine Web-Version für den Zugriff mit dem Browser.

Warum ich von Evernote zu Microsoft OneNote gewechselt bin

In den letzten Monaten ärgerte ich mich immer wieder über Evernote. Auf der einen Seite gefiel mir das neue Design überhaupt nicht mehr. Auf der anderen Seite war die Begrenzung auf zwei Geräte für die kostenlose Mitgliedschaft für viele ein Grund, sich nach Alternativen umzusehen. Ich hatte schon immer ein Plus-Abo, aber auch das war verhältnismäßig teuer, und für wichtige Funktionen wie Visitenkartenscanner oder Notizverlauf benötigt man das noch einmal doppelt so teure Evernote Premium.

Der entscheidende Punkt war aber Ende 2016 die Ankündigung, dass Evernote-Mitarbeiter erlaubt werden soll, in den Notizen der Abonnenten herumzuschnüffeln. Nach einer Welle der Entrüstung ruderte Evernote dann zwar schnell zurück, ein fader Beigeschmack blieb.

Die Preispolitik, die immer seltsamere Benutzeroberfläche und eben diese Datenschutzbedenken ließen mich wieder einen genaueren Blick auf OneNote werfen. Ich hatte zwar immer wieder einmal einen Anlauf gewagt, aber der Leidensdruck war nicht groß genug, und die Daten zu migrieren, ist ja auch kein Pappenstiel. Bis jetzt …

Da ich für unsere Hausplanung den vollen Funktionsumfang und die Kompatibilität von Microsoft Office benötigte, kaufte ich vor einiger Zeit wieder eine Office 365 Home Lizenz. Für den Preis eines Evernote Premium Abos erhält man das komplette Office-Paket für 5 Benutzer, pro Nutzer 1 TB (!!) Speicherplatz (Dropbox verlangt für 2TB gleich 10 Euro pro Monat) auf OneDrive und natürlich OneNote. Dieses Abo bekommt man immer wieder einmal vergünstigt. So habe ich nur knapp 60 Euro für eine Jahreslizenz gezahlt. Dazu gibt es auch noch die Word-, Excel- und PowerPoint-Apps für iOS und Android sowie den Zugriff auf die Online-Variante der Office Programme.

Microsoft Office 365 Home Lizenz für 5 Benutzer

Da Microsoft einen Service zum Wechsel von Evernote zu OneNote bereitstellt, war der Umzug in kürzester Zeit erledigt und alle Notizen waren bei OneNote. Zwar muss man die Notizbücher etwas nacharbeiten, weil OneNote eine etwas andere Philosophie als Evernote hat, aber das war gleichzeitig eine gute Gelegenheit, den Unrat aus 9 Jahren Evernote-Nutzung auszumisten.

OneNote vs. Evernote – Gemeinsamkeiten und Unterschiede

Tatsächlich ist der Funktionsumfang von OneNote erstaunlich. Hat man erst einmal die grundsätzliche Struktur von OneNote im Vergleich zu Evernote begriffen, fühlt sie sich sehr viel logischer und übersichtlicher an.

Ein Notizbuch hat in beiden Anwendungen die gleiche Funktion. Wie man diese nutzt, hängt von den persönlichen Anforderungen ab. Ich habe jeweils ein Notizbuch für z. B. mein Blog, ein „Markus“ Notizbuch, Arbeit, Bedienungsanleitungen, Rezepte, Rechnungen etc.

Mein „Blog“ Notizbuch für nachbelichtet mit Abschnitten (Tabs) und Seiten

Darin befinden sich sog. „Abschnitte“ (engl. Sections). Das sind horizontale Tabs, die man als Kategorien bezeichnen könnte.

Eigentlich muss man sagen, dass Evernote nur EIN Notizbuch hat, nämlich Evernote selbst. Evernotes Notizbücher sind eher wie die Abschnitte in OneNote zu sehen. Und die Notizen von Evernote nennen sich in OneNote „Seiten“ (engl. Pages). OneNote hat somit eine Ebene mehr zur Verwaltung der Inhalte. Evernote setzt zusätzlich stark auf Tags, also kleine Kategoriebezeichnungen wie „wichtig“, „rezept“, „idee“, „erledigen“ etc. Auch diese gibt es in OneNote. Hier nennen sie sich „Kategorien“.

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15 Responses

  1. oli

    Wenn da nicht die aktuellen und hässlichen Gerüchte gäbe, dass M$ das ach so unterschätzte OneNote fallen zu lassen… 😮

    Ich bin seit Jahren OneNote User und das hat so viele gute Dinge! Ich verwalte gerade ein komplettes Projekt darin und es ist so genial einfach ein neues Meeting Protokoll zu öffnen und direkt und strukturiert die Meeting Notizen zu erfassen anstelle mit zug-tausend-Word-Meeting-Notizen auf dem Server sich zu ärgern… 😉

    Trotzdem habe ich (noch) Evernote, unter anderem da der WebClipper von OneNote bei mir nicht perfekt funktioniert (???) und ich in der Firma kein OneDrive auf meinem Rechner installieren kann. Ja ja, da gibt es auch OneNote Online etc. Ich müsste mir nur mal den Ruck geben!

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  2. Claus Hollenstein

    Ein interessanter Artikel, der mich in Versuchung führt, mich mal wieder mehr mit OneNote zu beschäftigen. Allerdings bin ich kein Freund davon, meine Dokumente in einer proprietären Software unterzubringen, nachdem ich damit schon einmal schlechte Erfahrungen gemacht habe (ELO). Ich scanne alles ein und speichere es als PDF auf externen Festplatten. Damit habe ich die Hoffnung, auch noch daran zu kommen, wenn es mal OneNote (oder Evernote oder Elo oder…) nicht mehr gibt.
    Der Nachteil meiner Lösung ist, dass ich nicht von überall darauf zugreifen kann. Die Vielfalt von OneNote mit Videos, Audio-Clips, Web-Seiten, usw. ist natürlich – wenn es nicht um reine Archivierung geht – schon beeindruckend. Insofern würde ich unterscheiden wollen nach „Ablage“ und „verfügbare Notizen/Infos“.

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    • nachbelichtet

      Ich sehe es so: OneNote ist seit 14 Jahren auf dem Markt und wird von einem doch, sagen wir mal – recht bekannten Unternehmen angeboten. Die Wahrscheinlichkeit, dass das bald verschwinden wird oder dass keine Möglichkeit angeboten werden würde die Daten zu sichern, ist ziemlich gering. Zudem würden gerade dann Anbieter wie Evernote etc. Wechselangebote anbieten. Die aktuelle OneNote Anwendung erlaubt ja auch jederzeit den Export der Inhalte als Word-Dokument, HTML oder PDF.

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  3. Uwe

    Ich bin den Schritt von Evernote zu OneNote im August 2016 gegangen, als Evernote sein Lizenzmodel wiedermal angepasst hat. Zumal die weitergehende Verschmelzung mit Google mir auch Bedenken zum Thema „Meine Daten gehören nur mir“ gebracht haben. Betrachtet man letzteren Aspekt, wählt man hier aber zwischen Teufel und Belzebub – Onenote speichert die Notizbücher ja standardmäßig in der OneDrive Cloud. Dies ist auch zwingend vorgeschrieben um die Daten zwischen Geräten austauschen zu können. Hier wäre es genial, wenn man die zu nutzende Cloud selbst wählen könnte. Aber dann lohnt sich das ja sicher für Evernote, Google, Microsoft und Co. nicht mehr.
    Aber zurück zum Ausgangspunkt: Ja, ich bin auch umgestiegen und habe mich jetzt nach knapp einem dreiviertel Jahr an OneNote gewöhnt. Alles was ich mache und brauche kann es und ich finde mit den Volltextindex auch (fast) alles wieder. Einiges war mit Evernote schöner und einfacher, aber der Mensch ist halt ein Gewohnheitstier. Nur der Smartphone-App von Evernote trauere ich bissel nach, da kommt OneNote derzeit nicht ran.

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  4. Manuel

    Ich nutzte zwar auch seit einigen Jahren OneNote, alles finde ich aber auch nicht gut. Gerade das hier angesprochene Thema PDF. Will ich es durchsuchbar haben, muss ich es als Ausdruck einfügen. Wenn das PDF dann recht viele Seiten hat, habe ich dann entweder eine Notiz zum endlosen scrollen oder ganze viele Notizen mit einer Seite. Warum nicht einfach die PDF Datei durchsuchbar machen und dann im externen Programm öffnen?

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  5. Frank

    Sorry, falls ich jemandem unrecht tue – aber das hört sich in meinen Ohren wie bezahlte Werbung an.

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    • nachbelichtet

      Dann passt da was mit deinen Ohren nicht 🙂 Werbung ist bei mir klar gekennzeichnet und man darf doch von etwas begeistert sein, das man täglich nutzt?

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  6. gabriel

    ich habe Evernote immer nur als Auffanglager für Dokumente und Urkunden benutzt. Einscannen und Evernote macht alles durchsuchbar.
    Als ich OneNote vor genau einem Jahr probiert habe, gab es genau dieses OCR nicht, was mich schon in der Eingewöhnungsphase davon abgehalten hat, es zu nutzen.
    Nach diesem Artikel habe ich es sofort auf meinem iPad installiert, um zu sehen, ob sich das nun wirklich geändert hat. Nope. Die zwei Bilder voller Text, die ich dort damals abgelegt habe, lassen sich noch immer nicht durchsuchen. Wo zum Henker ist denn das OCR?
    Suche ich nach einem Wort, das dort in einem der Bilder vorkommt, spuckt OneOne noch immer keine Treffer aus…

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    • nachbelichtet

      Bei mir funktioniert das tadellos. Hat es die Notizen mit den Bildern auch mit dem Server synchronisiert? Die OCR erfolgt ja bei OneNote wie auch bei Evernote auf deren Servern.

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      • gabriel

        Tatsächlich, es funktioniert. Nachdem ich es zusätzlich auf dem Mac installiert und die unglaublich lange Synchronisierung (für zwei Bilder) abgewartet habe, konnte ich tatsächlich nach Wortvorkommen in Dokumenten suchen.
        Damit wäre eine große Hürde überwunden.

        Die zweite Hürde ist dieses „Interface“ 😉
        Da hat es Microsoft nicht so mit leichter Bedienung.
        Ich als Neuling in diesem Programm komme nicht damit klar, dass ich zehn PDF-Dokumente per Drag&Drop in eine Seite werfe und sie erstmal nur als Anhang dargestellt werden. Ich muss dann jedes einzelne PDF anwählen und aus dem Kontextmenü „Als Ausdruck einfügen“ wählen. Das kann ja heiter werden bei mehreren hundert Dokumenten.
        Ok, vergiss Drag&Drop – denke ich mir – es gibt doch dieses Symbol oben in der Menüleiste „PDF-Ausdruck“. Klick…Mist, in dem Dialog kann ich nur einzelne Dateien wählen. Ob das an der Mac-Version liegt, kann ich nicht sagen. Hab gerade keine Lust, OneNote unter Windows in meiner virtuellen Maschine zu installieren.
        Als Neuling versteht man den Unterschied zwischen Abschnitten und Seiten recht schnell. Aber habe ich einen Abschnitt „Arbeit“ und erstelle dort zehn Seiten, kann ich diese Seiten zum Beispiel nicht nach Datum sortieren. Oder nach irgendeinem anderen Kriterium.
        Es ist zudem extrem verwirrend, dass ich dort schreiben oder etwas einfügen kann, wo mein Mauspfeil gerade gelandet ist. Dadurch entsteht ein Chaos von Schnipseln, den man nicht per Klick in eine vernünftige Struktur bekommt.
        Ich bin mir sicher, dass das Potenzial von OneNote groß ist, aber ich finde, Microsoft macht es Einsteigern extrem schwer, sich darin zurecht zu finden.

      • nachbelichtet

        Als Windows-Anwender würde dir die Erweiterung OneTastic weiterhelfen. Damit kann man sortieren etc. Tatsächlich werde ich mein Macbook nicht mehr erneuern, sondern auf eine Surface Pro umsteigen (Windows ist ohnehin meine Hauptplattform).

  7. Jörg

    Ich finde OneNote immer noch eine der gräßlichsten und unergonomischten Software, die je auf die Menschheit losgelassen wurde.
    Wie kann ich – wie in Evernote – sauber gescannte PDFs (bitte mit Volltextsuche!) so ablegen, wie ich s von Evernote gewohnt bin? Trotz mehrfacher Versuche, eine entsprechend saubere Struktur mit OneNote abzubilden, ist mir das bis heute nicht gelungen.

    Es mag sein, dass OneNote zum „Notieren“ ganz nett ist — Evernote kann allerdings als ausgewachsenes Dokumentenmanagement genutzt werden, in dem ich Rechnungen, Belege usw. auch nach Jahren noch wiederfinde.

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    • nachbelichtet

      Und mit Evernote geht das ebenso gut. Ich finde Evernotes Design-Anpassungen furchtbar und auch die Struktur von ON besser. Volltextsuche in PDFs ist doch kein Problem? Zum Glück kann sich ja jeder das Tool heraussuchen, das am besten zu einem passt.

      Antworten
      • Jörg

        Volltextsuche geht nur, wenn man das PDF „auflöst“, also „als Anhang einfügt“. Dann habe ich aber kein plattformunabhängiges PDF mehr. Siehe auch der übernächste Artikel, wie man vom Scanner an OneNote sendet.

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