Mit OneNote 2016 schaffte Microsoft leider die Scanfunktion ab. Während einige Scanner-Hersteller explizit mit „Für Evernote“ werben, schaut man bei OneNote derzeit in die Röhre. Dabei wäre ja OneNote für die Dokumentenablage prädestiniert. Es gibt aber Workarounds, die das Scannen zurückbringen und das sogar recht komfortabel.

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Früher: Scannen mit Evernote

Evernote verfügt über eine Feature, das sich „Import Ordner“ nennt. Hier kann man ein Verzeichnis definieren (lokal oder auf einem Netzlaufwerk), in dem Evernote automatisch nachsieht und evtl. vorhandene (PDF-) Dokumente importiert und als Notizen anlegt. PDF-Dateien werden von Evernote automatisch volltextindexiert.

Ich habe also meinen Multifunktionsdrucker mit Scanner so eingestellt, dass er Scans als PDF in diesem Import-Ordner auf meinem NAS ablegt und musste mich um nichts mehr kümmern. Evernote hat alles feinsäuberlich abgelegt und ich konnte bequem nach allen Dokumenteninhalten suchen.

Heute: Scannen mit OneNote – ein Workaround

OneNote bietet diese Funktion jedoch nicht, was zu Beginn bei mir fast das Aus für OneNote bedeutet hätte. Dann habe ich aber ein bisschen nachgedacht und nach Workarounds gesucht. Mein Scanner kann leider kein Scan-To-Mail, sonst hätte ich ihn einfach dazu veranlassen können, den Scan als E-Mail an oben genannte me@onenote.com zu senden, um daraus eine Notiz generieren zu lassen.

Zudem gibt es bei OneNote hier noch einen weiteren kleinen Haken, denn der Scan wäre ja ein Anhang gewesen und den Inhalt von Anhängen nimmt OneNote momentan noch nicht in die Volltextsuche auf. Man kann den Anhang zwar in OneNote Desktop rechts anklicken und Als Ausdruck einfügen auswählen, damit OneNote aus einem PDF einen durchsuchbaren Eintrag macht, aber das war mir noch zu wenig.

Schnelle Skizzen schnell archiviert

Da ich mir ohnehin einen richtigen Dokumentenscanner anschaffen wollte, habe ich mir einen Brother ADS-1100W besorgt. Dieser kann im Duplex-Modus scannen, also Vorder- und Rückseiten in einem Durchgang gleichzeitig erfassen, Dokumente geraderichten und bereinigen, verbindet sich per USB oder WLAN (auch mit Smartphones) und hat allerlei nützliche Funktionen. Darunter Scan-To-Printer, womit man den gescannten Inhalt an den OneNote Drucker übergeben kann, um so Notizen zu erzeugen. Das lässt sich nur leider nicht auf eine der vier praktischen Schnellwahltasten legen, sondern man muss dazu die Scanner-Anwendung am Rechner öffnen. Also habe ich nach einer weiteren Möglichkeit gesucht, bequem nach OneNote 2016 zu scannen.

Brother ADS-1100W Dokumentenscanner mit WLAN

Für meine Lösung braucht man unter Windows eine kleine Freeware, die sich Folder Agent Service nennt. Diese überwacht einen vordefinierten Ordner und alles was darin an druckbaren Inhalten ankommt, wird an den OneNote Drucker weitergegeben und danach gelöscht. An meinem Brother Dokumentenscanner habe ich eine der Schnellzugriffstasten mit Scan-To-File belegt, die genau in den Ordner scannt, den Folder Agent Service überwacht. Perfekt!

Einfacher Task in Folder Manager -> Ordner überwachen und Inhalte an den OneNote Drucker weiterreichen

Der Brother ADS-1100W beherrscht auch Scan-To-FTP. Also habe ich den FTP-Dienst auf meinem QNAP NAS eingerichtet und einen Ordner Scans angelegt. Die entsprechenden Daten in den ADS-1100W eingetragen und nun kann ich per WLAN direkt vom Scanner auf das NAS scannen. Das funktioniert auch, wenn mein Rechner aus ist. Sobald dieser jedoch wieder läuft, sieht der Folder Agent Service im Scans-Ordner nach (der als Netzlaufwerk verbunden ist) und druckt alle neuen Dateien zu OneNote. Noch perfekter!

Der Brother ADS-1100W hat übrigens einen automatischen Einzug für bis zu 20 Seiten, die er alle in Farbe und beidseitig in 1 1/2 Minuten erfasst. Kein Suchen mehr nach Rechnungen bei Garantiefällen. Immer alle Versicherungsverträge etc. sofort verfügbar. Alle gescannten Seiten kommen einfach in einen Karton mit Datum „von – bis“ wegen der Aufbewahrungspflicht mancher Dokumente. Dem Steuerberater kann ich so schnell mal ein paar Unterlagen zukommen lassen, weil ich sie ohnehin schon gescannt und archiviert habe.

Manche stempeln die einzelnen Dokumente noch mit einem sog. Paginierer, das ist ein Stempel, der automatisch aufwärts zählt und schreiben die erste und letzte gestempelte Zahl auf den Karton. Kann man machen. Ich brauche es nicht. Sehr hilfreich ist jedoch ein Klammerentferner, denn Heftklammern mag so ein Scanner gar nicht gerne und man muss schließlich die einzelnen Seiten getrennt einsannen.

Den wireless Scanner von Brother kann ich übrigens überall im Haus aufstellen, z. B. gleich an den Ort, an dem normalerweise die ganze Post landet.

Ich bin mit meiner Lösung wieder beim gleichen Funktionsumfang, den ich mit Evernote auch hatte. Es wäre natürlich schöner, wenn Microsoft hier wieder eine eingebaute Lösung schaffen würde.

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6 Responses

  1. Stephan Braun

    Hi,

    Danke für den Tipp

    Ich bekomme aber immer den Fehler, das Shell Print nicht geht solange Windows Service eingeschaltet ist

    Hast du da eine Lösung?

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  2. Jochen Bake

    Hallo Markus,
    ich habe auch OneNote 2016 und du hast mich neugierig gemacht. Auf deinen Screens sieht es so aus, als wenn alle deine Notizbücher angezeigt werden. Irgendwie schaffe ich das bei mir nicht und es wir immer nur eines angezeigt.

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  3. Tom

    Kann OneNote die hinzugefügten Seiten der Ausdrucke auch automatisch umbennen? Die heißen ja jetzt alle „Ausdruck“

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    • nachbelichtet

      Woher sollte ON wissen, wie sie heißen sollen? Das muss man von Hand machen oder darauf verzichten. Die Volltextsuche findet sie ja ohnehin.

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  4. Finn

    Hallo und danke für die schöne Beschreibung.

    Speicherst du alle Dokumente in Onedrive oder hast du eine Lösung andere Lösung?

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    • nachbelichtet

      Einige wenige Dinge habe ich auf einem lokalen Notizbuch (div. Verträge etc.). Alles andere bei OneDrive. Das ist meiner Ansicht nach auch ein Vorteil gegenüber Evernote, weil ich nicht alles auf fremden Servern speichern muss. Natürlich muss ich mich dann um das Backup selbst kümmern, aber das mache ich ja ohnehin.

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